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出欠確認をLINEで集める方法

日程が決まったイベントの出欠確認は、LINEのグループや個別メッセージで集めるのが手軽です。ただ、「参加します」の返信がパラパラと流れてしまい、最終的に何人来るのか数え直すことになりがちです。このページでは、集計まで見据えた出欠確認の進め方と、そのまま使える文面を紹介します。

最初に決めておく3つのこと

• 回答の期限：「○日までに」と最初から伝えます。期限がないと後回しにされます
• 聞く項目：参加・未定・不参加の別に加え、同伴者の有無・人数も一緒に聞きます。お店の予約人数に直結します
• 数え方：トークの流れの中で数えるのではなく、回答専用のページを用意すると集計ミスがなくなります

案内文のテンプレ

日時：12月20日（土）18:00〜
場所：新宿駅東口の居酒屋
下のリンクから、出欠（参加・未定・不参加）と同伴者の人数を教えてください。○日までに回答をもらえると助かります！

返信が来ない人への催促

出欠の催促は、日程調整の未回答催促と同じく「角の立たなさ」が大事です。詳しい文例は未回答者への催促の方法にもありますが、出欠確認では「お店の予約人数を確定したいので」という理由を添えると、催促ではなく実務の連絡として伝わります。

おつかれさまです！お店の予約人数を確定したいので、出欠だけでも教えてもらえると助かります。同伴の方がいる場合は人数もあわせてお願いします。

人数集計のコツ

• 同伴者は別枠で数える：「参加10人」だけでは足りません。同伴者を含めた合計人数でお店に伝えます
• 未定の人は「来ない前提」で予約し、増えたら追加：席は減らすより増やす方が難しい店が多いためです（店舗に確認を）
• 締切後に変更が出たら、その場で幹事が把握する：変更の連絡は個別LINEで来がちです。回答ページ側で本人に直してもらう運用にすると、幹事の集計漏れが防げます

なお、日時自体がまだ決まっていない場合は、先に日程調整で候補日から都合を聞くのが順序です。出欠確認は「日時が決まったあと」の道具として使い分けてください。

出欠回答を集めるときのコツ

• 締切は「開催の○日前」と具体的に：「来週中」のような曖昧な表現は遅れのもとです。日付と時刻で書き、未回答者には締切の1日前に一言リマインドします
• 回答の選択肢は3つまで：参加／不参加／未定の3つが基本です。選択肢が多いと迷って後回しにされます
• 未定の人の扱いを先に決める：会場や食事の手配がある場合は「未定は○日時点で締め切ります」と書いておくと、人数の確定がぶれません
• 個人トークで1人ずつ集めない：集めた回答の管理が破綻します。リンク1つに集約するのが幹事の時短になります

こんな場面で

• 会社の飲み会・歓送迎会：部署のLINEグループにリンクを貼るだけ
• サークル・チームの集まり：同伴者の人数もあわせて聞けます
• 学校・保護者の集まり：アカウントがなくても回答できる形が喜ばれます
• イベント当日の参加確認：締切を当日の開始時刻にすれば、遅刻の見込みもコメントで受け取れます

候補日がまだ決まっていない段階の調整は、日程調整から始めるのが向いています。日程が確定してから出欠確認に切り替えると、二度手間になりません。

文面例（職場の歓送迎会）

○月○日（○）19:00から、△△駅近くの□□で○○さんの歓送迎会を行います。
出欠を下記リンクから○月○日（○）までにお知らせください。遅れての参加も可能です（コメント欄にご記入ください）。
（出欠確認のURL）
会費は当日集金予定です。よろしくお願いします！

文面例（保護者・地域の集まり）

○月○日（○）11:00より○○にて親睦会を開催します。
お子さま連れでの参加も歓迎です。同伴される人数もあわせて、下記リンクから○月○日までにお知らせください。
（出欠確認のURL）
ご不明な点はこのメッセージへ返信してください。

回答率を上げる工夫

• 送る時間帯：仕事終わり〜夕食後の時間帯は開かれやすい傾向があります。深夜の送信は避けましょう
• 締切前の再送は1回だけ：何度も送ると逆効果です。「あと1日です」の一言に、未定の人への声かけを添えると効果的です
• 結果の一次報告をする：「現在○名の参加予定です」と途中経過を流すと、未回答の人の背中を押せます
• 幹事自身が最初に回答する：回答済みの画面が動いているのを見ると、回答のハードルが下がります

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