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イベント当日の進行表の作り方

当日の進行表は、「何時に・何を・誰が」やるかが一目で分かることが目的です。立派な資料である必要はなく、関係者全員が同じものを見て動けることが大事です。

進行表に必要な列

• 開始時刻：その項目が始まる時刻
• 所要時間：何分かかるか。終了時刻は開始時刻＋所要時間で決まります
• 内容（次第）：開会の挨拶、余興、食事、閉会など
• 担当：司会・音響・受付など、誰が動くか
• 備考：必要な道具、合図、注意事項

タイムスケジュールの組み方のコツ

• 終わりから逆算する：終了時刻（会場の撤収期限）を先に固定し、後ろから詰めていくと破綻しません
• 移動・準備の時間を項目として入れる：「受付準備」「機材テスト」も立派な項目です。入れ忘れると全体が遅れます
• 余白（バッファ）を1〜2か所入れる：遅れを吸収する空き時間です。特に人の入れ替えや機材トラブルの起きやすい箇所の後に
• 盛り上がりどころは後半に：余興やメインイベントは、参加者が温まった中盤〜後半に置くのが定石です

幹事の段取りチェックリスト

• 前日まで：進行表を共有し、担当に確認してもらう／当日の出欠を確定する（出欠確認）／持ち物の担当を決める（持ち物チェックリスト）
• 当日開始前：機材・音響のテスト／受付の準備／進行表を手元に用意
• 進行中：現在時刻と進行表を見比べ、遅れが出たらバッファで吸収する。変更があれば進行表そのものを直して全員に行き渡らせる

紙の進行表との違い

紙やExcelの進行表は、当日に予定が変わると書き直しと再配布が必要です。イベント進行表らくらくでは、幹事が管理ページで項目を直すと共有ページにそのまま反映され、当日は現在時刻の項目が自動でハイライトされます。「今どこまで進んでいるか」を全員が同じ画面で確認できます。

時間配分の決め方（バッファの置き方）

• 全体の1割は余白に：挨拶の延長、機材の接続、移動の遅れは必ず起きます。詰め切った表は最初の遅れで全て後ろ倒しになります
• 「締めの時刻」から逆算する：会場の撤収時刻・終電など、動かせない終わりが決まっている行事では、最後の項目から逆に組みます
• 連続する長尺の項目を避ける：講演が続く場合は、間に短い休憩や転換（映像・質疑）を挟むと集中が持ちます
• 転換の所要時間も項目に入れる：登壇者の入れ替え、機材の切り替えは「転換 3分」として行を立てるのが確実です

当日の進行表の使い方

• 関係者全員が同じ表を見る：紙のコピーは人数分用意しても、改訂が入った瞬間に版がずれます。共有リンクなら全員が最新を見られます
• 遅れが出たら「いま何分遅れか」を表の先頭で宣言する：関係者の認識がそろうだけで、巻き返しの段取りが付きやすくなります
• 緊急連絡先と役割分担も表の冒頭に入れておく：司会・音響・受付の担当が一目で分かると、当日の問い合わせが減ります

参加者の出欠確定は出欠確認、忘年会のレクリエーションの進行は「忘年会ビンゴの進め方」とあわせて使うと、当日の段取りが一通りそろいます。

サンプル：結婚式の二次会（19:00〜21:00）

時刻	内容	備考
18:30	受付開始	会費集金・席案内
19:00	開会・乾杯	新郎新婦入場のあと
19:10	歓談（食事）	BGMあり
19:40	余興・ゲーム	ビンゴ大会 約20分
20:10	歓談・写真撮影	各テーブルを回る
20:40	サプライズ映像・挨拶	友人代表から
20:55	閉会の挨拶・お開き	退場・記念品配布

二次会で最も崩れやすいのは、歓談が延びてゲームの時間が圧迫されるパターンです。ゲーム担当者と「開始時刻は死守、削るなら歓談を先に伝える」と打ち合わせておくと、当日の判断がぶれません。

司会者への渡し方

• 進行表と一緒に「キュー（合図）の取り決め」を渡します。BGMの開始、照明の切り替えなど、誰が何の合図で動くかを決めるのが実務の肝です
• 読み原稿が必要な挨拶は、進行表の備考にポイントを書き込んでおくと、司会が迷いません
• 当日の朝に最終版を確定し、それ以降の変更は司会が口頭で全員に共有する一本化ルールにします

紙の台本と共有リンクの使い分け

式典のように寸分の狂いが許されない場面では、紙の台本が今も強い味方です。一方、打ち合わせ段階では改訂が頻繁に入るため、共有リンクで最新を保ち、確定したら印刷する——という二段構えが効率的です。進行表メーカーで作った表はリンク共有が基本のため、この運用に合います。

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