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日程調整の未回答者への催促、どうしていますか?
日程調整で一番ストレスがたまるのは、候補日を作ることでも集計することでもなく、「回答してくれない人がいる」ことです。誰がまだなのかを数え直し、催促の文面を考え、角が立たないように送る。この地味な作業が幹事の時間を奪います。
日程調整らくらくの未回答対策
- 未回答者リストの自動表示:イベント作成時に参加予定者の名前を入れておくと、回答済み・未回答が自動で仕分けされ、管理ページに未回答者だけがリスト表示されます
- 催促文のワンタップコピー:未回答者向けの催促文が用意されており、コピーしてLINEやメールに貼るだけです
- 回答期限の設定:締切を設定すると回答ページに残り時間が表示され、「いつまでに答えればいいか」が参加者にも伝わります
角の立たない催促文テンプレ
LINE・チャット用(軽め)
おつかれさまです!先日送った日程調整、○月○日までに回答をもらえると助かります。難しければ×だけでも大丈夫です。よろしくお願いします!
メール用(丁寧め)
お世話になっております。先日ご案内した日程調整の件、ご回答期限が近づいてまいりました。お手すきの際にご都合をお知らせいただけますと幸いです。すべての日程が難しい場合は、その旨だけでもご返信ください。
二度目の催促(期限当日)
たびたびすみません、本日が回答期限です。現時点の回答で日程を確定する予定ですので、参加希望の場合は本日中にご回答をお願いします。
催促を減らすコツ
- 候補日を絞る:候補が多すぎると「あとで考えよう」となりがちです。多くても5〜8件程度が目安です
- 期限を最初から伝える:「○日までに」と期限付きで送ると回答率が上がります
- ×だけでもOKと伝える:行けない場合も回答が必要だと分かると、未回答が減ります
よくある質問
Q. 未回答者リストを使うには何が必要ですか?
イベント作成時に「参加予定者」に名前を入れておくだけです。回答が来るたびに自動でリストが更新されます。
Q. 催促文は編集できますか?
コピーした文面は自由に編集してから送れます。テンプレのまま使っても問題ありません。
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候補日を作ってリンクを送るだけ。◎○△×の4段階回答と自動集計で、全員が都合の良い日がすぐ分かります。
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